Algemene voorwaarden reiskostenvergoeding voor donors

Hoe werkt het?

Je hebt recht op een vergoeding van de reiskosten die je maakt om bij je keurings- of donatieafspraak te komen.
Reiskosten die al op een andere manier worden vergoed (bijvoorbeeld kilometervergoeding door je werkgever) kun je niet declareren.
Bij je afspraak vraag je aan de balie het declaratieformulier aan. Je ontvangt per mail een link naar een pagina waar je de reiskosten kunt declareren. Na controle wordt de betaling binnen 21 dagen overgemaakt. Achteraf aanvragen is niet mogelijk.

Wie kan reiskosten declareren?

Geregistreerde donors met een afspraak voor keuring of donatie kunnen gemaakte reiskosten declareren.

Deze kosten kun je declareren

Parkeergeld
Brug- en tolgeld
Verreden autokilometers
Gemaakte kosten van openbaar vervoer op basis van 2e klasse.

Zo vraag je je reiskosten terug

Bij de balie van de bloedbank geef je aan dat je je reiskosten wilt declareren. De baliemedewerker stuurt je vervolgens een e-mail met een unieke link naar een online declaratieformulier. Deze link is 14 dagen geldig. Je vult online het declaratieformulier in. Na verzenden ontvang je een bevestiging via de e-mail. De reiskostenvergoeding kan niet met terugwerkende kracht worden aangevraagd.

Belangrijke voorwaarden

Alleen geregistreerde donors komen in aanmerking voor de reiskostenvergoeding.
Gebruik altijd het actuele declaratieformulier; oude of zelfgemaakte formulieren worden niet verwerkt.
De vergoeding geldt alleen voor gemaakte reiskosten naar en van een Sanquin-locatie voor een keurings- of donatieafspraak.
Bij je afspraak moet je je kunnen legitimeren met een rijbewijs, paspoort of ID-kaart. Een kopie of foto daarvan is niet geldig.

Controle op reiskostendeclaraties

Om misbruik te voorkomen, voeren wij wekelijkse steekproeven uit op ingediende declaraties. Hierbij controleren we onder andere:

of de opgegeven kilometers kloppen met de afstand tussen jouw vertrekadres en jouw Sanquinlocatie;
of de declaratie gekoppeld is aan een daadwerkelijke donatieafspraak;
of redelijkerwijs mag worden aangenomen dat donor alles in het werk heeft gesteld om een locatie te vinden op redelijke afstand van het startadres.
of er geen dubbele declaraties zijn ingediend.

Maatregelen bij misbruik

Bij onjuist ingevulde of bewust misleidende declaraties nemen wij maatregelen. Dit kan betekenen:

Terugvordering van onterecht uitgekeerde bedragen.
Opschorting van de reiskostenregeling voor de betreffende donor.
In ernstige gevallen kan dit leiden tot beëindiging van het donorschap.

Wij doen dit om ervoor te zorgen dat de regeling eerlijk blijft voor iedereen en dat het geld besteed wordt aan het doel waarvoor het bedoeld is: het ondersteunen van donors die zich inzetten om levens te redden.

Deze gegevens verwerken we bij je reiskostendeclaratie

Voor jouw declaratie verwerken we de volgende persoonsgegevens: naam, bankrekeningnummer, afstand of aantal kilometers, datum van reis, OV bewijs, parkeerkaart, bewijs brug- en tolbetaling en EI-nummer (een uniek nummer dat jouw afspraak koppelt aan jouw gegevens).

Hoe we je persoonsgegevens bewaren en jouw rechten als het gaat om het gebruik van jouw persoonsgegevens, lees je in de privacyverklaring van Sanquin.

Heb je vragen over de reiskostenvergoeding? Neem dan gerust contact met ons op.

Veelgestelde vragen over reiskostenvergoeding

Mag ik kilometers declareren die mijn werkgever ook al vergoedt?

Nee, dat mag niet. De reiskostenvergoeding van Sanquin is alleen bedoeld om te zorgen dat jij geen kosten maakt voor je afspraak. Als je dezelfde kilometers ook van je werkgever vergoed krijgt, dan wordt dat door de Belastingdienst als inkomen gezien. Daarom mag je alleen kilometers declareren die niet op een andere manier vergoed worden.

Wordt parkeren ook vergoed?

Niet altijd. Bij de meeste locaties kun je gratis parkeren. De parkeerkosten worden daarom niet standaard vergoed. Heb je parkeerkosten gemaakt? Bewaar altijd het bewijs van je gemaakte parkeerkosten voor het tijdstip van je afspraak en voeg die toe aan je declaratie.

Kan ik mijn OV-kosten declareren?

Je kunt de gemaakte kosten van je OV-reis naar je donatie-afspraak declareren op basis van 2e klasse. Voeg een kopie van je OV-bewijs of transactieoverzicht toe aan je declaratie. Reis je met een kaart die betaald wordt door je werkgever, dan worden de kosten al vergoed. Die kosten kun je dan niet terugvragen.

Hoe snel ontvang ik mijn vergoeding?

Meestal ontvang je binnen 21 dagen de betaling op je bankrekening. Als we vragen hebben over je declaratie nemen we altijd contact met je op voordat we uitbetalen.

Worden mijn gegevens gecontroleerd?

Ja, Sanquin doet regelmatig steekproeven om te controleren of declaraties kloppen. Dit doen we om misbruik te voorkomen en de regeling eerlijk en betaalbaar te houden.

Wat gebeurt er bij misbruik?

Bij bewust onjuiste declaraties nemen we maatregelen, zoals terugvordering van het bedrag, stopzetten van de regeling voor deze donor of in ernstige gevallen beëindiging van het donorschap.